‘We waren toe aan een professionele slag,’ vertelt Rini. ‘Voor onze planning hadden we een apart systeem. Onze kledinguitgifte hielden we bij in een Excel-sheet. En ga zo maar door. Het was allemaal houtje-touwtje. Nu zit onze planning, rapportages, facturatie, H&R en uursmelding in één goedwerkend en compact systeem. We hebben meer overzicht. Alles verloopt soepeler, strakker. We merken nu ook hoeveel extra tijd de bedrijfsvoering ons voorheen kostte.’
Detectiehonden
Het werkgebied van FRS Security Group bestrijkt vooral Brabant en Limburg. Het bedrijf biedt een volledig beveiligingspakket, van bouwlocatiebewaking tot verkeersbegeleiding, van evenementenbewaking tot receptiediensten. Rini: ‘We zijn gespecialiseerd in het werken met dienst- en speurhonden. We beschikken over gecertificeerde hondengeleiders met diensthonden. Zij werken ook met detectiehonden. Deze honden zetten we bijvoorbeeld in om explosieven en drugs op te sporen.’
Serieus en slagvaardig
Rini kwam online terecht bij Secure-IT. Het contact verliep meteen goed. Wat hem vooral bevalt is dat Secure-IT vanaf het begin serieus en slagvaardig inging op voorgestelde verbeteringen of aanpassingen. Rini: ‘Zo werken wij met weeknummers. We vroegen of Secure-IT ook met weeknummers zou kunnen werken. Prima, gaan we regelen, was het antwoord. Ook vergaten we soms de planning in concept op te slaan voor we deze afsloten. Na een update wordt de planning nu na een vast aantal minuten in concept opgeslagen.’
Rini Schel
“We merken nu ook hoeveel extra tijd de bedrijfsvoering ons voorheen kostte”
Koppeling Moneybird
Belangrijk voor FRS Security Group was de koppeling van Secure-IT aan het boekhoudprogramma Moneybird. ‘We moesten diensten, data en tijden meermaals intikken: voor de planning en facturatie in Secure-IT, maar ook in ons boekhoudprogramma Moneybird. Onze vraag was of dit niet automatisch kon. Secure-IT is daar direct mee aan de slag gegaan. Vanuit de planning wordt nu elke factuur automatisch gegenereerd in ons boekhoudsysteem. We hoeven de gegevens maar eenmaal in te voeren. Dat scheelt een hoop typewerk. En dus tijd.’
Veilig gevoel
Rini: ‘De gewonnen tijd kunnen we nu bijvoorbeeld gebruiken voor onze acquisitie. Secure-IT geeft extra tijd, overzicht en gemak. Maar ook een veilig gevoel, bijvoorbeeld door de uursmelding. Het systeem vraagt onze collega’s zich elk uur via de app te melden. Doen ze dat niet, dan kan er iets aan de hand zijn en kunnen we in actie komen. Ook vergeten we geen verjaardagen van medewerkers meer. Alles is gewoon strak geregeld nu. Daar zijn we erg tevreden over.’
Steeds beter
Door de feedback van Rini en andere gebruikers blijft Secure-IT zich ontwikkelen. Ziet Rini nog mogelijkheden om te verbeteren? Na enig nadenken: ‘Misschien is het mogelijk om via de mobiel nog meer in de planning te kunnen werken. Nu ik dit zo zeg, weet ik zeker dat de mensen van Secure-IT hier ook serieus naar gaan kijken. Zo wordt het systeem steeds beter.’
